Veranstaltungs- und Office-Management / Teamassistenz

Teilzeit oder Vollzeit, 20 bis 40 Wochenstunden, in Berlin-Kreuzberg

Neon ist ein Beratungsunternehmen für Energieökonomik. Wir sind ein Team von 15 Leuten mit Büro im Gräfekiez und beraten Ministerien, Behörden und Unternehmen zu Strommärkten und Netzen. Außerdem geben wir Executive-Kurse: zwei Tage Präsenz in Berlin, Führungskräfte aus der Energiewirtschaft, fünf bis acht Termine im Jahr.

Für diese Kurse und für unser Büro suchen wir dich (gn).

Du organisierst unsere Kurse, hältst die kaufmännischen Abläufe zusammen und bist die gute Seele im Büro.

Das machst du konkret

• Du organisierst unsere Kurse von Anfang bis Ende: Anmeldungen, Kommunikation mit den Teilnehmenden, Raum, Catering, Material, Rechnungen, Nachbereitung.
• Du empfängst Teilnehmende und Gäste und sorgst dafür, dass sie sich gut aufgehoben fühlen.
• Du unterstützt bei unseren regulären Projekten mit hohem Koordinationsaufwand, z. B. bei Projekttreffen oder Kundenbesuchen an mehreren Standorten.
• Du verantwortest das laufende Rechnungswesen: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Belege und Zahlungen in unserem Buchhaltungstool, Abgleich mit der Lohnbuchhaltung, Umsatzsteuervoranmeldung und zusammenfassende Meldung, Pflege der Finanzdaten. Jahresabschluss und Sachkontenabstimmung liegen bei Buchhalter und Steuerbüro.
• Du bist die interne Anlaufstelle für kurzfristige administrative Anliegen aus dem Team – von Namensschildern über die Abstimmung mit Hotels bis zum Upload von Leistungsnachweisen in Kundenportale. Die Themen wechseln, oft ist Abstimmung mit Externen nötig, und du klärst sie eigenständig.
• Du hältst das Büro am Laufen: Beschaffung, Dienstleister, Geräte für neue Kolleginnen und Kollegen, Büromaterial, Einrichtung und Umbau.
• Du machst unsere Abläufe mit KI einfacher. Wir arbeiten viel mit Claude und ähnlichen Werkzeugen und freuen uns, wenn du das auch in deinem Bereich vorantreibst.

Das bringst du mit

Am wichtigsten sind uns Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen oder Seminaren mit externen Teilnehmenden und Grundkenntnisse in der vorbereitenden Buchhaltung sowie die Bereitschaft, das kaufmännische Tagesgeschäft zu unterstützen. Alles Weitere lässt sich lernen.

• Veranstaltungen. Du hast Kurse, Seminare oder Veranstaltungen mit externen Teilnehmenden organisiert und verantwortet. Du antizipierst Bedarfe und Engpässe und bleibst dabei stets freundlich.
• Struktur. Du arbeitest strukturiert und selbstständig, auch bei Fristen und Rechnungen kann man sich auf dich verlassen. Du kannst multitasken und den Überblick behalten.
• Zahlen. Du arbeitest sorgfältig mit Zahlen und Fristen und hast Lust, dich in die Finanzbuchhaltung einzuarbeiten – auch in steuerrechtliche Feinheiten. Erfahrung mit Umsatzsteuervoranmeldung, Rechnungswesen und Reverse-Charge sind ein Plus, aber keine Bedingung.
• Automatisierung. Du siehst repetitive Aufgaben als Gelegenheit, sie zu automatisieren, und hast Spaß daran, solche Prozesse zu entwickeln.
• Sprachen. Deutsch und Englisch sicher, schriftlich wie mündlich. Ein Teil der Kurse läuft auf Englisch, die Teilnehmenden kommen aus ganz Europa.
• Ausbildung. Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Praxis, mindestens zwei Jahre Berufserfahrung.
• Wünschenswert. Gute Excel-Kenntnisse.
• Bekommst du spätestens bei uns. Begeisterung für den Strommarkt.

Das erwartet dich

• 42.000 bis 48.000 € brutto im Jahr auf Vollzeitbasis, je nach Erfahrung
• 20 bis 40 Wochenstunden, Teilzeit oder Vollzeit
• 30 Tage Urlaub, flexible Arbeitszeiten
• Zentrales Büro im Gräfekiez, fünf Minuten vom Landwehrkanal
• Wenig Bürokratie und kurze Entscheidungswege
• Ein Arbeitsplatz, an dem KI-Werkzeuge selbstverständlich sind und du sie mitgestalten kannst
• Ein kleines, nettes Team und unkomplizierte Kommunikation

Dein Weg zu uns

Ein Motivationsschreiben brauchen wir zunächst nicht. Die meisten kommen inzwischen aus einem KI-Werkzeug, in das Lebenslauf und Stellenbeschreibung geworfen wurden, und solche Texte sagen uns nichts über dich. Dass du mit KI arbeitest, ist ausdrücklich erwünscht – nur kein Text, den niemand gelesen hat. Stattdessen:

• Mach dich mit unseren Kursen und mit den Studien, die wir veröffentlichen, vertraut
• Beantworte die Fragen in unserem Formular und lade deinen Lebenslauf und deine Zeugnisse hoch
• Wir sichten alle Bewerbungen und melden uns bei dir
• Wenn es grundsätzlich passt, sprechen wir zuerst kurz am Telefon. Erst danach bitten wir dich, deine Motivation ausführlicher zu erläutern
• Bewerbungsschluss ist der 30. September 2026, wir sichten aber laufend die Bewerbungen und treffen ggfs. früher eine Entscheidung
• Weitere Fragen beantwortet Silvana Tiedemann (Geschäftsführung) gerne persönlich dienstags und freitags zwischen 16:30 und 17:00 unter +49 1577 9594910